PATVIRTINTA

Lietuvos Respublikos

žemės ūkio ministro

2024 m. lapkričio 19 d.

Įsakymu Nr. 40P-33

DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS

VYRIAUSIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS

 PAREIGYBĖ

1. Dokumentų valdymo skyriaus (toliau – skyrius) vyriausiasis specialistas yra darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį (toliau – darbuotojas).

2. Pareigybės lygis –A2.

     3. Skyriaus vyriausiojo specialisto pareigybė reikalinga užtikrinti parengtų atsakymų į asmenų prašymus, skundus ir elektroniniu būdu gautus asmenų paklausimus išsiuntimą laiku, užtikrinti ministerijos administracijos padalinių informavimą apie asmenų prašymų, pranešimų ir skundų vykdymo eigą ir rezultatus; pagal kompetenciją teikti informaciją atvykstantiems į skyrių ir skambinantiems telefonu.

     4. Pareigybės pavaldumas – šias pareigas einantis darbuotojas tiesiogiai pavaldus skyriaus vedėjui.

II SKYRIUS

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

5. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

5.1. išmanyti Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius asmenų prašymų, pranešimų ir skundų nagrinėjimo bei jų aptarnavimo tvarką;

5.2. turėti aukštąjį universitetinį arba jam prilygintą išsilavinimą;

5.3. sugebėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą, mokėti valdyti, kaupti, sisteminti bei apibendrinti informaciją ir rengti ataskaitas;

5.4. išmanyti dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bei teisės aktų rengimo taisykles;

           5.5. mokėti vieną iš oficialių ES kalbų (anglų, vokiečių, prancūzų) pradedančiojo vartotojo A2 lygiu;

            5.6. mokėti dirbti šiomis kompiuterinėmis programomis: MS Word, MS Excel, MS Outlook, Internet Explorer;

            5.7. turėti įgūdžių bendraujant su piliečiais, ministerijos ir jai pavaldžių įstaigų darbuotojais, nagrinėjančiais asmenų prašymus, pranešimus ir skundus.

III SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

 6. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo šias funkcijas:

           6.1. organizuoja atsakymų į asmenų prašymus, pranešimus ir skundus išsiuntimą;

           6.2. tvarko gautus ministerijoje asmenų paklausimus elektroniniu būdu  ir organizuoja atsakymų į  juos parengimą bei išsiuntimą paklausėjams;

6.3. nuolat kontroliuoja ir užtikrina, kad ministerijos administracijos padalinių specialistai į asmenų prašymus, pranešimus ir skundus atsakytų Lietuvos Respublikos įstatymuose, Vyriausybės nutarimuose bei kituose teisės aktuose nustatytais terminais;

6.4.nuolat informuoja struktūrinių padalinių vadovus apie asmenų prašymų, pranešimų ir skundų nagrinėjimo eigą ir rezultatus;

6.5. sudaro pagal suderintą atitinkamo ketvirčio vykdomų Asmenų priėmimų grafiką asmenų priėmimo ministerijoje pas viceministrus ir (ar) kitus ministerijos atstovus sąrašą ir nurodo numatytą reikalingą informaciją;

6.6. esant reikalui tvarko ministerijoje gautus asmenų prašymus, pranešimus ir skundus, rengia informaciją ministerijos vadovybei apie jų vykdymo eigą, informuoja asmenis apie ministerijoje gautus jų skundus, o asmenims pageidaujant - ir apie prašymus bei tvarko dokumentų išdavimą, siekiant užtikrinti nenutrūkstamą asmenų prašymų, pranešimų ir skundų nagrinėjimą bei dokumentų išdavimą;

6.7. atlieka Žemės ūkio ministerijos archyvinių dokumentų saugojimo, tvarkymo ir administravimo paslaugų einamąją finansinę kontrolę;

6.8. vykdo kitus skyriaus vedėjo pavedimus, siekiant įgyvendinti skyriaus uždavinius ir funkcijas.