4. Skyriaus pagrindiniai uždaviniai:

4.1. organizuoti ministerijos dokumentų valdymą, užtikrinant dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą ir saugojimą bei metodiškai vadovauti ir kontroliuoti dokumentų valdymo būklę ministerijos reguliavimo srities įmonėse, įstaigose, organizacijose (jei jos nėra įrašytos į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą);

4.2. kontroliuoti, kad Lietuvos Respublikos Prezidento, Lietuvos Respublikos Seimo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės, kitų institucijų bei ministerijos vadovybės pavedimai būtų vykdomi laiku;

4.3. užtikrinti ministerijoje rengiamų dokumentų atitiktį bendrinės lietuvių kalbos normoms, tinkamą dokumentų įforminimą pagal Dokumentų rengimo taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, bei Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, ir Lietuvos Respublikos terminų banko įstatymo nuostatų įgyvendinimą;

4.4. organizuoti ir užtikrinti ministerijos įslaptintos informacijos administravimą bei apsaugą, vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymu ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais įslaptintos informacijos administravimą, saugojimą ir naudojimą;

4.5. organizuoti ir koordinuoti asmenų aptarnavimą taikant vieno langelio principą jiems atvykus į ministeriją, aptarnavimą telefonu, asmenų prašymų, skundų ir pranešimų ir elektroninių paklausimų tvarkymą.

5. Skyrius atlieka šias funkcijas:

5.1. įgyvendindamas 4.1 papunktyje nurodytą uždavinį:

5.1.1. peržiūri gaunamą korespondenciją, atlieka pirminį jos tvarkymą, registruoja Dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DVS) ir ją pateikia vadovybei bei struktūrinių padalinių vadovams pagal ministerijos darbo reglamente nustatytą tvarką;

5.1.2. sutvarko siunčiamą korespondenciją: registruoja DVS ministerijoje parengtus dokumentus ir paštu, e-pristatymo, elektroninio pašto bei kitomis ryšio priemonėmis išsiunčia juos adresatams;

5.1.3. atlieka ministerijos elektroninių dokumentų valdymo (elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo) priežiūrą ir kontrolę;

5.1.4. rengia ministerijos Dokumentacijos planą, naikinti atrinktų bylų aktus ir kitus bylų apskaitos dokumentus;

5.1.5. atlieka ministerijos valdymo sričiai priklausančių įstaigų, kurios neperduoda dokumentų valstybės archyvams, dokumentų valdymo priežiūrą, konsultuoja dokumentų valdymo klausimais;

5.1.6. tvarko ministerijos trumpai, ilgai ir nuolat saugomų dokumentų bylas;

5.2. įgyvendindamas 4.2 papunktyje nurodytą uždavinį:

5.2.1. teikia ministerijos vadovybei pusmečio ir metų ataskaitas apie Lietuvos Respublikos Seimo, Vyriausybės ir kitų valstybės institucijų, įstaigų bei organizacijų pavedimų vykdymą, kontroliuojamų raštų eigą ir ministerijos gaunamų ir rengiamų dokumentų judėjimą per atitinkamą laikotarpį;

5.2.2. informuoja ministerijos vadovybę apie dokumentų valdymo būklę ministerijoje, teikia pasiūlymus, kaip ją tobulinti;

5.3. įgyvendindamas 4.3 papunktyje nurodytą uždavinį:

5.3.1. redaguoja ministerijos darbuotojų parengtų teisės aktų ir kitų dokumentų projektus, tikrina jų rengimą ir įforminimą pagal nustatytus teisės aktų reikalavimus;

5.3.2. kontroliuoja, kad ministerijos ir jos valdymo srities įstaigų bei įmonių rengiamuose teisės aktuose vartojami terminai ir jų apibrėžtys būtų aprobuoti Valstybinės lietuvių kalbos komisijos ir paskelbti Lietuvos Respublikos terminų banke;

5.3.3. verčia ministerijoje parengtus bei siunčiamus į užsienio valstybes dokumentus iš valstybinės kalbos į kelias užsienio kalbas bei iš užsienio valstybių gaunamus dokumentus verčia iš užsienio kalbų į valstybinę kalbą;

5.4. įgyvendindamas 4.4 papunktyje nurodytą uždavinį:

5.4.1. organizuoja įslaptintos informacijos ministerijoje apskaitą;

5.4.2. kontroliuoja įslaptintos informacijos apyvartą ir tvarko registrus;

5.4.3. taiko teisės aktų numatytas priemones bei procedūras dėl įslaptintos informacijos apsaugos;

5.4.4. rengia teisės aktų projektus įslaptintos informacijos administravimo ir apsaugos klausimais;

5.5. įgyvendindamas 4.5 papunktyje nurodytą uždavinį:

5.5.1. organizuoja ministerijai adresuotų ir persiųstų asmenų prašymų ir skundų nagrinėjimą, registruoja juos DVS bei organizuoja ir kontroliuoja jų nagrinėjimą teisės aktų nustatyta tvarka;

5.5.2. organizuoja informacijos teikimą (žodžiu, elektroniniu būdu, telefonu) besikreipiantiems asmenims į ministeriją;

5.5.3. atsižvelgiant į paklausimo turinį, paskirsto ministerijos interneto svetainėje elektroniniu būdu gaunamus paklausimus ministerijos administracijos struktūrinių padalinių vadovams, ministerijos reguliavimo srities įstaigoms, įmonėms ir organizacijoms, organizuoja atsakymų į paklausimus išsiuntimą ir kontroliuoja, kad į paklausimus būtų laiku atsakyta;

5.5.4. raštu informuoja asmenis apie ministerijoje gautus jų skundus, o asmenims pageidaujant – ir apie gautus prašymus;

5.5.5. siunčia asmenų prašymus ir skundus nagrinėti ministerijos valdymo srities įstaigoms, įmonėms, organizacijoms ir kitoms institucijoms pagal kompetenciją ir juos informuoja;

5.5.6. rengia asmenų prašymų ir skundų išsiuntimą, formuoja fizinių ir juridinių asmenų prašymų ir skundų (originalų) bei atsakymų į prašymus ir skundus bylas (vizuotų egzempliorių, o persiunčiamų nagrinėti prašymų ir skundų kopijas);

5.5.7. teikia ministerijos vadovybei pusmečio ir metų ataskaitas apie asmenų prašymų ir skundų nagrinėjimo rezultatus bei suteiktą informaciją, kas savaitę – informaciją ministerijos administracijos struktūriniams padaliniams apie asmenų prašymų ir skundų nagrinėjimo eigą;

5.6. rengia teisės aktų projektus dokumentų valdymo ir įslaptintos informacijos administravimo klausimais;

5.7. atlieka ministerijos archyvinių dokumentų saugojimo, tvarkymo ir administravimo, ministerijai teikiamų pašto paslaugų einamąją ir (ar) paskesniąją finansų kontrolę;

5.8. organizuoja žemės ūkio ministro, viceministrų, ministerijos kanclerio priimamųjų veiklą;

5.9. pagal kompetenciją dalyvauja ministerijos ar kitų institucijų ar įstaigų sudarytų komisijų, darbo grupių veikloje, teikia siūlymus ministerijoms ir kitoms institucijoms dėl rengiamų teisės aktų projektų, pagal kompetenciją rengia Lietuvos Respublikos įstatymų, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimų ir kitų teisės aktų projektus;

5.10. pagal kompetenciją vykdo ministerijos vadovybės pavedimus, analizuoja kitų ministerijų ir institucijų parengtus dokumentų projektus, teikia pastabas ir siūlymus dėl jų;

5.11. pagal kompetenciją rengia ir inicijuoja pasitarimus, posėdžius, konferencijas, seminarus;

5.12. konsultuoja įmones, įstaigas, organizacijas bei kitus asmenis skyriaus kompetencijos klausimais;

5.13. pirkimo inicijavimo atveju, kaip pirkimo iniciatorius ir vykdytojas atlieka einamąją ir paskesniąją finansų kontrolę pagal ministerijos finansų kontrolę reglamentuojančiuose teisės aktuose nustatytus veiksmus;

5.14. pagal kompetenciją vykdo kitas teisės aktų nustatytas funkcijas.